Jak skutecznie zarządzać dokumentami w firmie?

Któż nie miewa problemów z nadmiarem dokumentów, a zwłaszcza z odnajdywaniem w ich gąszczu tego jednego, zapomnianego od kilku miesięcy lub lat, a potrzebnego pilnie właśnie w tej chwili?

Problem efektywnego zarządzania tysiącami dokumentów dotyczy wszystkich. Nawet jednoosobowa firma wytwarza i otrzymuje kilkadziesiąt dokumentów w miesiącu. Wraz ze wzrostem firmy lawinowo rośnie liczba papieru gdyż poza zwykłymi pismami pojawia się konieczność zarządzania dokumentami wewnętrznymi. Duże przedsiębiorstwa wymagają już własnych działów administracyjnych, które sporo czasu i energii poświęcają na pracę z dokumentami. W skrajnych przypadkach poszukiwanie dokumentów w olbrzymich archiwach zajmuje ponad połowę czasu pracy pracownika.

Metody

Metod radzenia sobie z dokumentami jest wiele. Każdy, kto kiedykolwiek na poważnie pracował z dokumentami, musiał wypracować własny system lub korzystać z systemu narzuconego przez przełożonych. Problem w tym, że niektóre z tych metod działają tylko do pewnego momentu. Czasem jest to liczba dokumentów, czasem konieczność współpracy z innymi osobami, a czasem zwyczajny brak czasu, ale prędzej czy później zmuszeni jesteśmy do weryfikacji obranej metody. Jeśli jeszcze tego nie zrobiliśmy, zwykle w tym momencie sięgamy po systemy komputerowe.

System

W tym momencie warto zauważyć, że system komputerowy nie jest elementem koniecznym do sprawnej pracy z dokumentami. Przez lata przemyślne systemy teczek i segregatorów pozwalały na całkiem wydajne zarządzanie papierami. Oczywiście wymagało to ogromnej dyscypliny, więcej czasu i wiązało się z ograniczeniami, które współcześnie coraz częściej są nie do przyjęcia. Jak choćby dostęp online z każdego miejsca na świecie.

Na obecnym rynku dostępne są dziesiątki czy nawet setki systemów do zarządzania i archiwizacji dokumentów, od bardzo prostych programów desktopowych do potężnych rozwiązań korporacyjnych. Producenci prześcigają się w coraz bardziej złożonych architekturach i nowatorskich funkcjonalnościach, które nie zawsze są przydatne, a czasem wręcz przeszkadzają. Z tego powodu wybór odpowiedniego systemu komputerowego jest trudny i bardzo czasochłonny.

Jak zatem wybrać dobry system zarządzania dokumentami? Czym się kierować i jakie kryteria postawić na pierwszym miejscu?

Cechy dobrego systemu zarządzania dokumentami

Dobry program do archiwizacji dokumentów wbrew pozorom nie musi być bardzo złożony. Tak naprawdę najważniejsze cechy można zamknąć w trzech punktach:

1. Musi pozwalać na dodawanie metadanych, czyli prostych opisów, określających takie parametry jak typ i rodzaj dokumentu, data jego utworzenia, autor, kontrahent, słowa kluczowe itd. Wszystkie te parametry będą niezmiernie pomocne przy późniejszym wyszukiwaniu. Oczywiście system powinien niektóre z nich (jak choćby data utworzenia czy autor) uzupełniać automatycznie.

2. Koniecznie musi umożliwiać złożone wyszukiwanie, czyli odfiltrowywanie z pełnej puli tych dokumentów, które spełniają warunki kilku różnych kryteriów jednocześnie. Przykładem może być zbiór dokumentów jednego autora, wystawionych w danym miesiącu i opisanych wybranym słowem kluczowym.

3. Ostatnią cechą, którą współczesne archiwa dokumentów koniecznie muszą posiadać, jest dostępność online. I nie chodzi tu wcale tylko o to, aby dokumenty były dostępne z drugiej półkuli, ale o to, by wiele osób mogło korzystać z systemu jednocześnie. Naturalnie wymaga to mechanizmów zabezpieczających przed niepowołanym dostępem oraz rejestracji pełnej historii działań wszystkich użytkowników.

Te, wydawałby się banalne, cechy niestety czasem są ignorowane przez producentów lub też rozwijane przez nich w stopniu niedostatecznym.

Warto wspomnieć również jedną cechę dobrego oprogramowania, która jest rzadziej potrzebna, ale gdy już jej szukamy, okazuje się często nieosiągalna. Chodzi mianowicie o możliwość zmiany lub rozbudowy systemu. Choć niektórzy nigdy nawet nie pomyśleli, by na taką cechę zwrócić uwagę, to jest również niemała grupa użytkowników, którym nawet bardzo proste zmiany w oprogramowaniu mogłyby znacząco ułatwić pracę.

Często potrzeba zmian pojawia się po tygodniach lub miesiącach pracy, gdy okres próbny zwykle mamy już za sobą. Niestety często okazuje się, że producent z różnych przyczyn nie chce lub nie może takiej zmiany w oprogramowaniu wprowadzić, a jeśli nawet wykazuje taką chęć, to koszty takiego zabiegu bywają ogromne.

Płatny czy darmowy?

W internecie można znaleźć szereg bezpłatnych programów bardzo różnej jakości. Wiele z nich nie nadaje się do prawdziwej pracy, ale są wśród nich również rozwiązania bardzo poważne, spełniające wymagania nawet najbardziej wybrednych użytkowników. Jednak bezpłatne rozwiązania charakteryzują się tym, że w większości przypadków nie można liczyć na żadne wsparcie ze strony twórców, a nierzadko nie ma również żadnych gwarancji, że system będzie rozwijany.

Są wśród programów dostępnych bezpłatnie także rozwiązania o charakterze komercyjnym. Zwykle są to w jakiś sposób ograniczone wersje programów płatnych. Najczęściej posiadają niepełną funkcjonalność swych płatnych wersji, limit liczby użytkowników lub czasowe ograniczenia licencji. Również w ich przypadku zwykle nie można liczyć na wsparcie ze strony producenta, chyba że przejdzie się na wersję płatną.

Użytkownicy płatnych systemów zarządzania dokumentami zwykle mogą liczyć na wsparcie techniczne o bardzo różnym zakresie. Czasem ogranicza się ono do instalacji oraz do serwisu w przypadku awarii, czasem oferowane usługi są szersze i obejmują analizę przedwdrożeniową, doradztwo biznesowe i szereg szkoleń.

Płatne oprogramowanie można podzielić na dwie zasadniczo różniące się grupy: programy "pudełkowe" i programy na zamówienie. Programy "pudełkowe" coraz rzadziej występują w pudełkach. Zwykle pobiera się je z internetu lub jest instalowane przez wdrożeniowców. Jego cechą charakterystyczną jest bardzo duży zestaw funkcji, które niekoniecznie muszą być dla nas przydatne. Wynika to z faktu, że programy tego typu muszą trafić do możliwie szerokiego grona odbiorców, a każdy "bajer" zwiększa potencjalną atrakcyjność produktu. Użytkownik oprogramowania "pudełkowego" zwykle ma niewielki wpływ na jego funkcjonalność. Producenci są zwykle otwarci na sugestie, lecz żądania klientów spełniają niezmiernie rzadko, ponieważ mogą one konfliktować z innymi funkcjonalnościami, do których przyzwyczajeni są inni użytkownicy. A nawet jeśli pożądana funkcjonalność będzie wprowadzona, to zwykle trzeba czekać na nią przynajmniej kilka miesięcy, czyli do kolejnej edycji programu.

W zupełnie innej sytuacji są użytkownicy oprogramowania na zamówienie. Mogą sobie oni pozwolić na dowolne określanie zakresu funkcjonalności i sposobu działania systemu. Ma to jednak swoją cenę. Realizacja tego typu rozwiązań trwa od kilku do kilkunastu miesięcy, a jego koszt liczy się już w dziesiątkach a nawet setkach tysięcy. Dodatkowo znalezienie wiarygodnego dostawcy, który wywiąże się ze swych obietnic jest również niełatwym zadaniem.

Co zatem wybrać? Na który z tych modeli się zdecydować? Gdzie zacząć szukać?

Mikroprzedsiębiorstwo i mała firma

Jeśli prowadzisz mikroprzedsiębiorstwo lub małą firmę, skup się na rozwiązaniach darmowych lub tanich programach pudełkowych. Zwykle jest to Twój pierwszy tego typu system, więc jeszcze do końca nie wiesz, czego będziesz potrzebować, które funkcjonalności będą dla Ciebie użyteczne, a które będą przeszkadzać, więc najrozsądniej będzie wybrać rozwiązanie proste. Idealnie byłoby, gdyby program mógł wraz ze wzrostem i zmianami w firmie rosnąć i dostosowywać się do nowych potrzeb.

Polecamy Ci zapoznanie się z naszą ofertą Archiwum Dokumentów. Program dla małych firm (do 3 użytkowników) jest dostępny bezpłatnie. Co więcej, można go dostosowywać do indywidualnych potrzeb. Można to zrobić zupełnie bezpłatnie, korzystając z Edytora Schematu. Można również poprosić nas o bezpłatną wycenę modyfikacji.

Swoje bezpłatne archiwum dokumentów możesz założyć już teraz (aplikacja zawiera praktyczny samouczek).

Średnia firma

Wymagania średniej firmy są zupełnie inne niż wymagania małego przedsiębiorstwa. Średnia firma może sobie pozwolić na pewien stały wydatek związany z oprogramowaniem, ale wymaga zwykle pewnych adaptacji oprogramowania do swoich potrzeb oraz szerokiego wsparcia technicznego. Średnim firmom poleca się oprogramowanie realizowane na zamówienie lub modularne oprogramowanie pudełkowe. Pierwsze z nich jest niestety droższe, ale zapewnia lepsze dostosowanie, drugie na ogół kosztuje mniej, lecz możliwości adaptacji i rozbudowy są znacznie ograniczone.

Firma Atinea postawiła sobie za cel połączenie najlepszych cech dwóch światów: oprogramowania pudełkowego i systemów na zamówienie. W efekcie stworzyliśmy platformę InstaDB, wprowadzającą rewolucyjne koncepcje w tworzeniu oprogramowania. Dzięki tej nowoczesnej technologii jesteśmy w stanie oferować rozwiązania dedykowane w cenach systemów pudełkowych. Oferujemy również gotowe rozwiązania zrealizowane w tej technologii, które możemy dowolnie modyfikować zgodnie z wymaganiami klientów. Jest wśród nich również Archiwum Dokumentów, które możesz bezpłatnie przetestować, klikając tutaj.

Duże firmy i korporacje

Wdrożenia w dużych firmach rządzą się własnymi prawami. Poza oczywistym w tym przypadku wymogiem pełnego dostosowania do indywidualnych potrzeb, niezmiernie ważna jest integracja z innymi systemami informatycznymi, z których firma korzysta. Korporacje mogą sobie pozwolić jedynie na wprowadzanie rozwiązań dedykowanych lub bardzo drogich rozwiązań modułowych, których wdrożenie nierzadko wiąże się z wielomiesięcznymi pracami.

Platforma InstaDB ma również zastosowanie w świecie korporacyjnym. Pozwala na uruchamianie wielu niezależnych rozwiązań, z których każde może podlegać osobnej kontroli dostępu i uprawnień. Zaawansowane narzędzia administracyjne pozwalają na błyskawiczne klonowanie całych aplikacji i łatwe skalowanie.

Jeśli potrzebujesz rozwiązania dla 50+ użytkowników, skontaktuj się z nami.

Przykład

Naszą odpowiedzią na potrzebę skutecznego zarządzania dokumentami jest aplikacja Archiwum Dokumentów, będąca wynikiem wielu naszych doświadczeń i przemyśleń na temat zarządzania dokumentami i oprogramowania w ogóle.

Nasze Archiwum Dokumentów jest minimalistyczne. Nie znajdziesz w nim zbędnych funkcji, ale też nie zabraknie Ci w nim funkcji naprawdę potrzebnych. Nie jest produktem pudełkowym, ale żyjącą aplikacją, którą możemy dla Ciebie dostosować. Możesz także zrobić to samodzielnie, dodając funkcjonalności, których nie przewidzieliśmy.

Archiwum Dokumentów jest dostępne on-line, umożliwia współdzielenie danych między użytkownikami zlokalizowanymi w odległych miejscach i jest dostępne na całym świecie. Zapewnia pełną kontrolę dostępu, rejestrację wprowadzanych zmian i bezpieczeństwo danych.

Wreszcie Archiwum Dokumentów dostępne jest na niesamowicie atrakcyjnych warunkach. Dla małych firm jest dostępne zupełnie za darmo!

Jednego jesteśmy pewni: takie połączenie profesjonalizmu, jakości i korzystnych cen jesteśmy w stanie zaoferować tylko my. Masz pytania? Chcesz dowiedzieć się więcej o nas lub o naszym Archiwum Dokumentów? Skontaktuj się z nami.

Dlaczego rozwiązania Atinei?

Naszą misją jest ułatwienie klientom jak najpełniejszą informatyzację ich działalności. I nie chodzi nam tylko o dostarczanie oprogramowania. Chcemy, aby nasz klient był świadomy co otrzymuje, by zrozumiał jak dostarczany przez nas system działa, a także aby mógł samodzielnie go modyfikować czy nawet rozbudowywać.

Tworzymy elastyczne oprogramowanie, odpowiadające w możliwie najprostszy sposób na potrzeby klientów. Wychodzimy z założenia, że jeśli ktoś poszukuje programu do archiwizacji dokumentów, to właśnie taki program powinien dostać. Bez zbędnych cech i funkcjonalności i bez pustych bajerów.

Ale nie oznacza to, że nie wychodzimy naprzeciw indywidualnym potrzebom klientów. Jest wręcz przeciwnie - nasze oprogramowanie jest niesamowicie elastyczne i proste w modyfikacji. Dzięki temu możemy błyskawicznie wprowadzić zmiany, których klient wymaga. Ale uwaga, te zmiany są wprowadzane w indywidualnej kopii aplikacji, do której tylko ten klient ma dostęp. Dzięki temu każdy z naszych klientów dostaje rozwiązanie dedykowane w cenie gotowego systemu.

Na tym nie koniec. Jeśli tylko klient wyraża taką chęć, dostaje dostęp do panelu administracyjnego, który pozwala mu na dowolne modyfikowanie struktury aplikacji. Osobom bardziej zainteresowanym samodzielnym rozwijaniem aplikacji proponujemy samouczki, dokumentację i szkolenia.