W niektórych gałęziach gospodarki windykacja długu jest stałym elementem procesu biznesowego. Wyjaśniamy, w jaki sposób możesz zoptymalizować ten proces w swojej firmie.
Windykacja to słowo, które przedsiębiorcom nie kojarzy się najlepiej. Nie znają się na tym, a obawa, że mogą nie odzyskać swoich pieniędzy wywołuje w nich dyskomfort. Sytuacja nie jest zła, kiedy mamy do czynienia z uczciwym kontrahentem, niestety istnieje spora grupa klientów, którzy bez windykacji nie zamierzają spłacić swojego długu - nawet gdy mają na to środki. Wiele zależy od kompetencji windykatora i jego podejścia do tematu, a także od narzędzi, którymi wspomaga swoją pracę.
Rozpatrzmy trzy modelowe przykłady, w których zachodzi konieczność dochodzenia należności od dłużnika. Dzięki temu dokładnie przeanalizujemy tę problematykę. Dla wyjaśnienia: jeśli w tekście wspominamy o "kliencie", to w domyśle chodzi nam o dłużnika.
Kontrahent nie jest w stanie zapłacić za towary bądź usługi, gdyż nie ma na to środków. Częstą przyczyną tego stanu jest zator płatniczy - prawdziwa zmora przedsiębiorców. W tym przypadku sytuacja na ogół wraca do normy, gdy zator znika.
Gorzej, jeśli klient nie ma pieniędzy z innych powodów: złego zarządzania firmą lub bliskiego bankructwa. Często w takich przypadkach nie obejdzie się bez działań formalno-prawnych, ale jest to ostateczność. Zanim po nią sięgniesz, zapoznaj się z sugerowaną przez nas strategią postępowania.
Sytuacja ta wynika z niezrozumienia zdrowych zasad prowadzenia biznesu. Nieuczciwy klient ma inne priorytety, a spłata długu znajduje się na samym ich końcu. Powody są różne, ale z reguły wynikają z potrzeby utrzymania wysokiego przepływu gotówki w firmie, bądź zachowania dużej kwoty na koncie. Tego typu dłużnik wykazuje się bardzo niską kulturą biznesową i nie przejmują go szkody, jakie wyrządza firmom, którym pozostaje dłużny. Często też staje się przyczyną zatoru płatniczego.
Brak kontroli nad pieniędzmi to domena źle zarządzanych firm, wbrew pozorom wcale nie tak rzadka. Winni tej sytuacji są właściciele lub menedżerowie, którzy nie potrafią zorganizować firmy w taki sposób, aby każdy wydatek był sprawnie zatwierdzany przez osoby do tego upoważnione. Pracownicy takich firm mogą nie mieć kompetencji do zarządzania dokumentami firmowymi. W efekcie giną faktury, nikt nie pamięta, że należy je opłacić i powstaje chaos. Efektem ubocznym są braki wpłat i narastające długi, o których nikt może nawet nie wiedzieć.
Po pierwsze i najważniejsze: stale i regularnie przypominaj o spłacie swojej należności. Pokaż, że nie zapomniałeś o długu i że zależy Ci na egzekucji spłaty. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie jesteś jedynym, kto upomina się o pieniądze, dlatego spraw, aby dłużnik w pierwszej kolejności spłacił należność właśnie Tobie.
Zacznij proces windykacji jak najszybciej, zanim dłużnik zacznie zapominać o zobowiązaniu. Zwróci to uwagę niezorganizowanych i zapominalskich klientów, a niechętnym płaceniu uświadomi, że od początku ktoś ma na nich oko. Rozpoczęcie windykacji miesiąc po terminie płatności to zdecydowanie zbyt późno. Z tego powodu ważne jest, aby w firmie był dobry przepływ informacji pomiędzy działem sprzedaży, księgowością i windykacją.
Zależnie od sytuacji należy postępować w nieco inny sposób. Jeśli chodzi o przykłady 1 i 3, przeważnie wystarczą delikatne upomnienia i zwykle po krótszym lub dłuższym czasie sprawa zostaje zażegnana. Większy problem mamy gdy przypadek 1 wiąże się z upadkiem lub bankructwem dłużnika. Należy wówczas przygotować się możliwie wcześnie do wejścia na drogę formalno-prawną, np. kierując wierzytelność do masy upadłości.
Przykład 2 jest zupełnie odmienny, gdyż mamy w nim do czynienia z nieuczciwym kontrahentem. W takiej sytuacji swoje roszczenia powinieneś oznajmiać w mocny i stanowczy sposób. Zacznij od standardowych powiadomień o spłacie, a jeśli to nie zadziała, wtedy przyjmij bardziej agresywną strategię. Często odpowiednie pismo z kancelarii prawnej lub groźba wpisania do rejestru dłużników załatwiają sprawę, jednak nie możesz mieć skrupułów. Regularne przypomnienia o spłacie, są najważniejsze. W ostateczności pozostaje proces sądowy, chociaż w tym przypadku rzadko jest to konieczne.
W każdym przypadku warto zająć się wierzytelnością możliwie wcześnie, kiedy jest jeszcze “świeża”. Czekanie, aż klient sam sobie przypomni o płatności, na ogół nie daje skutku. Dlatego warto na bieżąco monitorować status wystawionych faktur.
Za każdą firmą stoją ludzie i w większości przypadków są to ludzie odpowiedzialni, których biznes przechodzi ciężki okres. Mimo wielu negatywnych emocji powinieneś postarać się ich zrozumieć i przyjąć odpowiedni scenariusz działania. Ważne, abyś dobrze rozpoznał sytuację i odpowiednio na nią zareagował. Powinieneś skrupulatnie dokumentować każdą spłatę lub jej opóźnienie, aby uzyskać jasny obraz sytuacji. Raz wystarczy łagodne upomnienie i rozłożenie długu na raty, a kiedy indziej nie obejdzie się bez sądu.
Ważną rolę grają tutaj umiejętności miękkie windykatora, ale to regularność i konsekwencja są kluczem do pomyślnego zakończenia sprawy.
W natłoku zajęć ciężko jest skupiać się na wysyłaniu przypomnień, negocjowaniu i sumowaniu długów, przy okazji starając się zakończyć windykację jak najszybciej. A co jeśli dłużników jest więcej? Dobra wiadomość jest taka, że istnieją narzędzia, które mogą znacznie ułatwić i zautomatyzować cały ten proces.
W dobie komputeryzacji mało kogo dziwi, że maszyny potrafią wspierać proces windykacji. Co więcej, dobry program do windykowania może okazać się niezastąpiony w skutecznej egzekucji długu.
Główną funkcją takiego programu jest utrzymywanie rytmu powiadomień. Program wspiera windykatora - przypomina mu o podjęciu odpowiednich działań, bądź automatycznie wysyła kolejne zawiadomienia zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dobre oprogramowanie nie powinno nadmiernie angażować użytkownika, a w zamian oferować rozbudowane opcje automatyzacji. Ponadto, korzystając z wprowadzonych danych, system powinien zasugerować scenariusz windykacji, zachowując możliwość edycji przez użytkownika. Inne przydatne funkcje to automatyczne generowanie e-maili, powiadomień SMS, druków wezwań do zapłaty, not odsetkowych itp. Ważną i niezwykle przydatną cechą takiego programu jest obliczanie aktualnych zaległości, włącznie z należnymi odsetkami. Pozwala to na dokładny monitoring całego zadłużenia.
Dzięki dobremu oprogramowaniu do windykacji ograniczysz zaangażowanie swoje lub zespołu windykacyjnego, zaoszczędzisz czas, a co najważniejsze, będziesz regularnie wysyłać przypomnienia o spłacie. Tego typu program to swoiste centrum dowodzenia windykatora: wszystkie informacje w jednym miejscu, zautomatyzowane procesy i kontrola stanu windykacji.
Doświadczenie pokazuje, że to właśnie regularność jest kluczem do powodzenia windykacji. Dłużnik musi odczuć, że nie zamierzasz odpuścić i że o nim pamiętasz. Drugą istotną kwestią jest właściwy dobór scenariusza, dopasowany do sytuacji, w jakiej znajduje się dłużna firma Windykacja to bardzo angażujący proces. Ponadto wymaga dużej skrupulatności i regularnego działania. Przy większej ilości zleceń spada produktywność i pojawia się ryzyko wystąpienia błędów ludzkich, które mogą mieć negatywny wpływ na egzekucję długu.
Zadaniem programów do windykacji jest odciążenie windykatora i podniesienie jego produktywności, jednocześnie ograniczając ryzyko popełnienia błędu. Tym bardziej w dobie internetu i start-upów, kiedy powstaje mnóstwo nowych firm, warto rozważyć wdrożenie takiego systemu, który podniesie efektywność pracy i pozwoli precyzyjnie kontrolować cały proces.
Zachęcamy do zapoznania się z rozwiązaniami windykacyjnymi na platformie InstaDB.