Elektroniczny Sekretariat

Dziennik korespondencji przychodzącej

Dziennik korespondencji wychodzącej

Archiwum dokumentów

To podstawa funkcjonowania nowoczesnych urzędów

Chcesz wiedzieć więcej?

Skontaktuj się z nami

Elektroniczny Sekretariat

Dzienniki korespondencji przychodzącej i korespondencji wychodzącej, a po części także moduł archiwum dokumentów stanowią główne wsparcie zadań kancelaryjnych w każdym urzędzie. Elektroniczny Sekretariat to narzędzie, które pozwala nad tym wszystkim zapanować. Dostarczane przez nas rozwiązanie to intuicyjnie obsługiwane oprogramowanie, które bez wątpienia pomoże Państwu w zorganizowaniu sprawnej obsługi korespondencji oraz w bezproblemowym zarządzaniu archiwum.

Elektroniczny Sekretariat sprawia, że nie trzeba już walczyć z nadmiarem papierowych dokumentów i bałaganem w przesyłkach. Gwarantujemy przy tym pełne dostosowanie do procedur obowiązujących w Państwa urzędzie. Jednocześnie zapewniamy bardzo szybkie wdrożenie — nawet w ciągu kilku dni! Jesteśmy przekonani, że elektroniczny sekretariat zostanie przez Państwa doceniony w trakcie codziennej pracy.

To tylko przykłady. Elektroniczny Sekretariat oferuje znacznie więcej. Najlepiej poznać funkcje kancelaryjne obserwując system w działaniu.

Jak to zadziała w moim urzędzie?

Porozmawiaj z naszym ekspertem.

Kontakt

Przykładowa konfiguracja widoku dokumentu

Chcesz wiedzieć więcej?

Zadzwoń lub umów się na prezentację on-line!

Kontakt

Funkcjonalności

Standardowe wdrożenie Elektronicznego Sekretariatu obsługuje następujące funkcje kancelaryjne:

  • rejestracja przesyłek wychodzących i przychodzących,

  • automatyczne powiadamiania mailowe o oczekujących przesyłkach,

  • automatyczne wypełnianie książki nadawczej na podstawie danych historycznych,

  • błyskawiczne wyszukiwanie przesyłek i dokumentów w ewidencji według zaawansowanych kryteriów,

  • współpraca z systemami Poczty Polskiej i firm kurierskich,

  • drukowanie książki nadawczej, kopert i potwierdzeń,

  • kontrola stanu każdej przesyłki i ewidencjonowanie potwierdzeń odbioru,

  • skanowanie przesyłek i dokumentów,

  • historia wysłanych i otrzymanych przesyłek każdego pracownika,

  • raporty kosztów przesyłek.

Przykładowa konfiguracja listy korespondencji

Co zapewniamy

Nasze wdrożenia są zawsze indywidualnie dopasowywane i zoptymalizowane dla konkretnego klienta. Jeśli zachodzi taka potrzeba, wdrażamy także inne indywidualnie dopasowane rozwiązania.

W ramach każdego wdrożenia:

  • zbieramy indywidualne wymagania i oczekiwanie klienta,

  • przeprowadzamy analizę i projektujemy rozwiązanie,

  • oddajemy do testów i akceptacji makietę funkcjonalną, którą stopniowo przekształcamy w gotowy produkt,

  • zapewniamy długofalowe wsparcie i dedykowanego opiekuna,

  • zajmujemy się pełną obsługą infrastruktury (hosting, certyfikaty, kopie zapasowe).

Nasi klienci

Teatr Wielki - Opera Narodowa jest jedną z największych instytucji kultury w Polsce, zatrudniającą ponad 1200 pracowników.

Gmina wiejska w Województwie Warmińsko-Mazurskim, w Powiecie Olsztyńskim, licząca ponad 8.000 mieszkańców.

Polski Komitet Normalizacyjny jest krajową jednostką normalizacyjną, odpowiadającą za organizację działalności normalizacyjnej w Polsce. Instytucja zatrudnia ponad 250 pracowników.

Dom Spotkań z Historią działa jako instytucja kultury miasta st. Warszawy, z sukcesem popularyzującym również historię stolicy i jej mieszkańców.

Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy jest samorządową jednostką organizacyjną Województwa Dolnośląskiego zorganizowaną w formie jednostki budżetowej.

Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu zajmuje się kształceniem pojętego personelu medycznego, prowadzi działalność dydaktyczną, naukową i kliniczną.

PGK Sp. z o.o. w Wiszni Małej w Strzeszowie jest jednoosobową spółką Gminy, powołaną w celu realizacji zadań związanych z produkcją wody, oczyszczaniem ścieków oraz eksploatacją sieci wodociągowej i kanalizacyjnej.

Regionalny Fundusz Gospodarczy S.A. jest Spółką ze 100% udziałem Skarbu Państwa (dawna nazwa Huta "Częstochowa" S.A.).

Co klienci mówią o naszych wdrożeniach?

Teatr Wielki – Opera Narodowa korzysta z platformy InstaDB firmy Atinea Sp. z o.o. od 2013 roku. Wdrożone przez Atinea rozwiązania obejmują system ewidencji sprzętu elektrycznego, system ewidencji sprzętu komputerowego, system ewidencji wyposażenia pomieszczeń system zarządzania biblioteką.

Wszystkie powyższe rozwiązania wdrożone zostały bardzo starannie i zgodnie ze specyficznymi potrzebami różnych jednostek organizacyjnych Teatru Wielkiego. Warto podkreślić, iż platforma InstaDB pozwala na samodzielne tworzenie własnych aplikacji, z czego korzysta nasz dział IT, tworząc na własne potrzeby nowe moduły.

Krzysztof Płatek
Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych, Teatr Wielki – Opera Narodowa

Z platformy korzysta się łatwo i intuicyjnie. Byliśmy w stanie samodzielnie stworzyć dedykowane bazy danych bez konieczności angażowania jakiegokolwiek specjalisty IT.

Jesteśmy w pełni usatysfakcjonowani platformą InstaDB dostarczoną przez Atinea Sp. z o. o. i spodziewamy się korzystać z niej w przyszłych projektach. Jesteśmy przekonani, że platforma ta jest świetnym wyborem dla każdego, kto potrzebuje zaawansowanego, a przy tym prostego systemu bazodanowego.

Lena Svensson
Samodzielny profesor, Lund University

Platforma InstaDB jest stabilnym i niezawodnym rozwiązaniem, na którym możemy opierać działanie naszego działu administracyjnego.

Łukasz Karasek
Dyrektor Działu Informatyki, Vestor Dom Maklerski S.A.

Atinea wdrożyła w naszej firmie autorski system InstaDB, obejmujący swym zakresem obieg reklamacji. Obieg został w pełni dostosowany do procedur stosowanych w Łucz-Bud, zachowując przy tym wysoki standard dostarczany przez platformę InstaDB.

Krzysztof Mizera
V-ce Prezes Zarządu ds. Produkcji P.H.U.B "Łucz-Bud" Sp. z o.o.

Nasza grupa z powodzeniem uruchomiła bazę danych na platformie InstaDB. Stworzyliśmy bazę przeciwciał, plazmidów, siRNA, protokołów i innych zasobów używanych codziennie w laboratorium. Cały proces wdrożenia był przeprowadzony przez naukowca bez doświadczenia w IT, co udowadnia, że platforma InstaDB jest łatwa i intuicyjna.

jesteśmy w pełni zadowoleni z aplikacji zbudowanych na platformie InstaDB. Jako naukowcy musimy używać jedynie sprawdzonych i niezawodnych narzędzi, a InstaDB zdecydowanie jest jednym z nich.

Anna Hupalowska
Lab Manager w Grupie Profesor Magdaleny Zernickiej-Goetz,
University of Cambridge

A & J Vacuum Services jest zaufanym światowym liderem sprzedaży i serwisu sprzętu wysoko-próżniowego. Z przeszło dziesięcioletnim doświadczeniem firma A & J Vacuum Services jest w pełni skoncentrowana na zapewnieniu najwyższej satysfakcji klienta. Atinea zaprojektowała i wdrożyła nasz system obiegu pracy korzystając z technologii InstaDB. System pokrywa wszystkie kluczowe procesy, zapewniając funkcjonalności CRM, WMS and PTS.

Artur Stencel
Prezes, A&J Vacuum Services, Inc.

Atinea wdrożyła w naszej firmie w 2015 roku autorski system InstaDB, obejmujący swym zakresem obiegi dokumentów, prowadzenie archiwum oraz zarządzanie zadaniami. System został zrealizowany zgodnie z naszymi wytycznymi, odwzorowując i usprawniając dotychczasową pracę z dokumentami papierowymi.

System działa bez zarzutów, jesteśmy także zadowoleni z jakości oferowanej usługi hostingu i wsparcia technicznego.

Iwona Majek
Prokurent, Alpha Dam Sp. z o.o.

Chcesz wiedzieć więcej?
Zadzwoń do nas!

Kontakt

Sprawdź w działaniu
Umów się na prezentację!

Kontakt