Obieg akceptacji faktur

pierwszy obieg dokumentów w firmie

Przykładowy ekran:

Podgląd faktury

Przykładowy ekran:

Lista faktur z filtrami

Przykładowy ekran:

Opisywanie skanu faktury

Przykładowy ekran:

Przykładowy raport kosztów

Przykładowy ekran:

Wprowadzanie faktury - wymagane pola

Przykładowy ekran:

Zarządzanie uprawnieniami (role użytkownika)

Przykładowy ekran:

Archiwum faktur z opcją eksportu

Przykładowy ekran:

Nowa faktura (z pozycjami)

Przykładowy ekran:

Nowa faktura (bez pozycji)

Co zapewniamy

Nasze wdrożenia są zawsze indywidualnie dopasowywane i zoptymalizowane dla konkretnego klienta. Jeśli zachodzi taka potrzeba, wdrażamy także obiegi innych dokumentów.

W ramach każdego wdrożenia:

  • zbieramy indywidualne wymagania i oczekiwanie klienta,

  • przeprowadzamy analizę i projektujemy rozwiązanie,

  • oddajemy do testów i akceptacji makietę funkcjonalną, którą stopniowo przekształcamy w gotowy produkt,

  • zapewniamy długofalowe wsparcie i dedykowanego opiekuna,

  • zajmujemy się pełną obsługą infrastruktury (hosting, certyfikaty, kopie zapasowe).

Obieg faktur

Jeśli działasz w sektorze prywatnym i myślisz o wprowadzeniu obiegu dokumentów, to prawdopodobnie masz na myśli głównie obieg akceptacji faktur kosztowych.

Akceptacja faktur to zwykle pierwszy obieg, jaki wprowadza firma, dlatego ważne jest, aby był elastyczny i dostosowany do struktury organizacyjnej i specyfiki jej biznesu.

Na obieg składają się następujące komponenty:

  • Kancelaria, czyli miejsce, w którym rejestrowane i skanowane są wszystkie dokumenty (nie tylko faktury). Niektóre z nich mogą być przedmiotem obiegu, a zatem po wprowadzeniu są przekazywane dalej, inne natomiast są jedynie opisywane i deponowane w archiwum. W kancelarii stosuje się rozmaite rozwiązania wspierające masowe skanowanie wprowadzanie i opisywanie dokumentów, które dobieramy w zależności od sposobu działania klienta.

  • Opis i akceptacja faktur to najistotniejszy element systemu. W specjalnie zaprojektowanym dla klienta obiegu faktury przechodzą przez kolejne stanowiska, na których są odpowiednio opisywane i akceptowane. Opis może obejmować rodzaj kosztu bądź wydatku, ale również przypisywać fakturę do projektu (lub rozbijać ją na kilka projektów). Po ostatecznej akceptacji faktury są archiwizowane, a jeśli jest taka potrzeba, ich metadane przesyłane są do systemu księgowego. Możliwe jest również tworzenie list przelewowych, pozwalających na uproszczenie realizacji płatności.

  • Archiwum stanowi rejestr wszystkich dokumentów w systemie. Moduł udostępnia narzędzia pozwalające na szybkie wyszukiwanie według dowolnych parametrów opisujących dokument. Dostęp do poszczególnych dokumentów lub ich grup można ograniczyć zgodnie z funkcją i uprawnieniami pracownika.

  • Raporty są istotną wartością systemu obiegu faktur. Zestaw predefiniowanych raportów oraz elastyczny edytor pozwalają na tworzenie i analizowanie dowolnych zestawień kosztów, w tym kosztów jeszcze nie zaksięgowanych. Przedmiotem analizy może być dowolny parametr faktury.

Nasi klienci

Łucz-Bud Sp. z o.o. to generalny wykonawca oferujący realizacje z zakresu budownictwa mieszkaniowego i przemysłowego.

Comarch jest wiodącą firmą IT w Europie Centralnej i Wschodniej. Zatrudnia ponad 5,000 wysoce wykwalifikowanych pracowników.

Plus jest jednym z 4 głównych operatorów sieci komórkowych w Polsce i aktualnie obsługuje około 13,5 milionów użytkowników.

Arctic Paper jest drugim co do wielkości producentem papieru książkowego w Europie. Firma zatrudnia ponad 1600 osób.

Teatr Wielki - Opera Narodowa jest jedną z największych instytucji kultury w Polsce, zatrudniającą ponad 1200 pracowników.

Grupa ABB Group specjalizuje się w technologiach elektroenergetycznych i automatyce. Zatrudnia około 140,000 osób na całym świecie, z czego około 4,500 w Polsce.

Abra jest ogólnopolską siecią salonów meblowych. Obecnie pod jej szyldem działa ponad 100 sklepów.

Polski Komitet Normalizacyjny jest krajową jednostką normalizacyjną, odpowiadającą za organizację działalności normalizacyjnej w Polsce. Instytucja zatrudnia ponad 250 pracowników.

Alpha Dam jest producentem materiałów wodochronnych o przeciwwilgociowych dla budownictwa, działającym na terenie całej Europy.

Arexim Packaging to dystrybutor opakowań kosmetycznych, farmaceutycznych, spożywczych oraz przeznaczonych do chemii gospodarczej, obsługujący przeszło 400 klientów, głównie z Polski, Rosji oraz WNP.

Ayming to firma doradcza działającej w 16 krajach Europy, Azji i Ameryki. Krajowy oddział wspiera ponad 2000 klientów.

ChM jest cenionym producentem specjalistycznych implantów i narzędzi dla ortopedii i transplantologii, zatrudniającym kilkuset pracowników w kraju i zagranicą.

Dom Spotkań z Historią działa jako instytucja kultury miasta st. Warszawy, z sukcesem popularyzującym również historię stolicy i jej mieszkańców.

Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy jest samorządową jednostką organizacyjną Województwa Dolnośląskiego zorganizowaną w formie jednostki budżetowej.

Dom Maklerski Vestor jest jedną z najszybciej rozwijających się niezależnych krajowych instytucji finansowych.

Firma Lucatel działa w zakresie telekomunikacji, energetyki, zarządzania oraz informatyki, obejmując szereg branż, w tym budowy, inwentaryzacje, zarządzanie czy przeglądy.

Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu zajmuje się kształceniem pojętego personelu medycznego, prowadzi działalność dydaktyczną, naukową i kliniczną.

Co klienci mówią o naszych wdrożeniach?

Teatr Wielki – Opera Narodowa korzysta z platformy InstaDB firmy Atinea Sp. z o.o. od 2013 roku. Wdrożone przez Atinea rozwiązania obejmują system ewidencji sprzętu elektrycznego, system ewidencji sprzętu komputerowego, system ewidencji wyposażenia pomieszczeń system zarządzania biblioteką.

Wszystkie powyższe rozwiązania wdrożone zostały bardzo starannie i zgodnie ze specyficznymi potrzebami różnych jednostek organizacyjnych Teatru Wielkiego. Warto podkreślić, iż platforma InstaDB pozwala na samodzielne tworzenie własnych aplikacji, z czego korzysta nasz dział IT, tworząc na własne potrzeby nowe moduły.

Krzysztof Płatek
Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych, Teatr Wielki – Opera Narodowa

Z platformy korzysta się łatwo i intuicyjnie. Byliśmy w stanie samodzielnie stworzyć dedykowane bazy danych bez konieczności angażowania jakiegokolwiek specjalisty IT.

Jesteśmy w pełni usatysfakcjonowani platformą InstaDB dostarczoną przez Atinea Sp. z o. o. i spodziewamy się korzystać z niej w przyszłych projektach. Jesteśmy przekonani, że platforma ta jest świetnym wyborem dla każdego, kto potrzebuje zaawansowanego, a przy tym prostego systemu bazodanowego.

Lena Svensson
Samodzielny profesor, Lund University

Platforma InstaDB jest stabilnym i niezawodnym rozwiązaniem, na którym możemy opierać działanie naszego działu administracyjnego.

Łukasz Karasek
Dyrektor Działu Informatyki, Vestor Dom Maklerski S.A.

Atinea wdrożyła w naszej firmie autorski system InstaDB, obejmujący swym zakresem obieg reklamacji. Obieg został w pełni dostosowany do procedur stosowanych w Łucz-Bud, zachowując przy tym wysoki standard dostarczany przez platformę InstaDB.

Krzysztof Mizera
V-ce Prezes Zarządu ds. Produkcji P.H.U.B "Łucz-Bud" Sp. z o.o.

Nasza grupa z powodzeniem uruchomiła bazę danych na platformie InstaDB. Stworzyliśmy bazę przeciwciał, plazmidów, siRNA, protokołów i innych zasobów używanych codziennie w laboratorium. Cały proces wdrożenia był przeprowadzony przez naukowca bez doświadczenia w IT, co udowadnia, że platforma InstaDB jest łatwa i intuicyjna.

jesteśmy w pełni zadowoleni z aplikacji zbudowanych na platformie InstaDB. Jako naukowcy musimy używać jedynie sprawdzonych i niezawodnych narzędzi, a InstaDB zdecydowanie jest jednym z nich.

Anna Hupalowska
Lab Manager w Grupie Profesor Magdaleny Zernickiej-Goetz,
University of Cambridge

A & J Vacuum Services jest zaufanym światowym liderem sprzedaży i serwisu sprzętu wysoko-próżniowego. Z przeszło dziesięcioletnim doświadczeniem firma A & J Vacuum Services jest w pełni skoncentrowana na zapewnieniu najwyższej satysfakcji klienta. Atinea zaprojektowała i wdrożyła nasz system obiegu pracy korzystając z technologii InstaDB. System pokrywa wszystkie kluczowe procesy, zapewniając funkcjonalności CRM, WMS and PTS.

Artur Stencel
Prezes, A&J Vacuum Services, Inc.

Atinea wdrożyła w naszej firmie w 2015 roku autorski system InstaDB, obejmujący swym zakresem obiegi dokumentów, prowadzenie archiwum oraz zarządzanie zadaniami. System został zrealizowany zgodnie z naszymi wytycznymi, odwzorowując i usprawniając dotychczasową pracę z dokumentami papierowymi.

System działa bez zarzutów, jesteśmy także zadowoleni z jakości oferowanej usługi hostingu i wsparcia technicznego.

Iwona Majek
Prokurent, Alpha Dam Sp. z o.o.

Chcesz wiedzieć więcej?
Zadzwoń do nas!

Kontakt

Sprawdź w działaniu
Umów się na prezentację!

Kontakt