Nasze wdrożenia są zawsze indywidualnie dopasowywane i zoptymalizowane dla konkretnego klienta. Jeśli zachodzi taka potrzeba, wdrażamy także obiegi innych dokumentów.
W ramach każdego wdrożenia:
zbieramy indywidualne wymagania i oczekiwanie klienta,
przeprowadzamy analizę i projektujemy rozwiązanie,
oddajemy do testów i akceptacji makietę funkcjonalną, którą stopniowo przekształcamy w gotowy produkt,
zapewniamy długofalowe wsparcie i dedykowanego opiekuna,
zajmujemy się pełną obsługą infrastruktury (hosting, certyfikaty, kopie zapasowe).
Jeśli działasz w sektorze prywatnym i myślisz o wprowadzeniu obiegu dokumentów, to prawdopodobnie masz na myśli głównie obieg akceptacji faktur kosztowych.
Akceptacja faktur to zwykle pierwszy obieg, jaki wprowadza firma, dlatego ważne jest, aby był elastyczny i dostosowany do struktury organizacyjnej i specyfiki jej biznesu.
Na obieg składają się następujące komponenty:
Kancelaria, czyli miejsce, w którym rejestrowane i skanowane są wszystkie dokumenty (nie tylko faktury). Niektóre z nich mogą być przedmiotem obiegu, a zatem po wprowadzeniu są przekazywane dalej, inne natomiast są jedynie opisywane i deponowane w archiwum. W kancelarii stosuje się rozmaite rozwiązania wspierające masowe skanowanie wprowadzanie i opisywanie dokumentów, które dobieramy w zależności od sposobu działania klienta.
Opis i akceptacja faktur to najistotniejszy element systemu. W specjalnie zaprojektowanym dla klienta obiegu faktury przechodzą przez kolejne stanowiska, na których są odpowiednio opisywane i akceptowane. Opis może obejmować rodzaj kosztu bądź wydatku, ale również przypisywać fakturę do projektu (lub rozbijać ją na kilka projektów). Po ostatecznej akceptacji faktury są archiwizowane, a jeśli jest taka potrzeba, ich metadane przesyłane są do systemu księgowego. Możliwe jest również tworzenie list przelewowych, pozwalających na uproszczenie realizacji płatności.
Archiwum stanowi rejestr wszystkich dokumentów w systemie. Moduł udostępnia narzędzia pozwalające na szybkie wyszukiwanie według dowolnych parametrów opisujących dokument. Dostęp do poszczególnych dokumentów lub ich grup można ograniczyć zgodnie z funkcją i uprawnieniami pracownika.
Raporty są istotną wartością systemu obiegu faktur. Zestaw predefiniowanych raportów oraz elastyczny edytor pozwalają na tworzenie i analizowanie dowolnych zestawień kosztów, w tym kosztów jeszcze nie zaksięgowanych. Przedmiotem analizy może być dowolny parametr faktury.